中小企業診断士 実務補習2日目にやること

中小企業診断士

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さて、今回は中小企業診断士の実務補習2日目についてご紹介します。昨日の記事では、実務補習初日にやることをメインに記事にしました。そちらもぜひ読んでみてください。

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中小企業診断士 実務補習初日にやること

実務補習の2日目にやることは、大きく4つあります。

  1. 前日ヒアリング結果の再確認
  2. SWOT分析
  3. 課題の抽出と解決策方向性の決定

です。2日目は、前日に実施した診断企業へのヒアリング結果をもとに、診断企業のSWOT分析を行い、課題を抽出するのがメインの作業になります。中小企業診断士2次試験の問題を班のメンバーで協力しながら解くイメージです。

では、1つずつ見ていきましょう!

前日ヒアリング結果の再確認

実務補習1日目に実施したヒアリング結果のまとめを、まずは再確認します。ヒアリング結果をまとめたものをみんなで一つずつ確認し、抜け漏れがないかを確認してください。

このとき、ヒアリング結果をまとめたデータを紙に印刷してみんなに配ると、作業が進みやすいです。

それかもしプロジェクターを用意できるなら、PC画面を投影してそれをみんなで確認するというのもおすすめです。なかなかプロジェクターを用意できる班のメンバーや指導員の先生は少ないので、紙で印刷して確認するのが現実的かと思います。

このヒアリング結果が、次に行うSWOT分析の基礎データになるので、慎重に確認しましょう

POINT

  • ヒアリング結果をまとめたデータは、人数分だけ紙に印刷しておく
  • もし可能であればプロジェクターで投影する

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SWOT分析

ヒアリング結果の最終確認が済んだら、その内容をもとにSWOT分析を行います。

診断企業の持つ強みと弱み、診断企業が置かれた外部環境の機会と脅威を班のメンバーで洗い出しましょう

この作業を進めるときのコツは、ポストイットを使うことです。Googleスプレッドシートを使ってみんなで作業する方法もありますが、班のメンバーや指導員の先生がGoogleアカウントを持っていない場合があるので、そういう時は使えません。

より安全で効率的なのは、ポストイットの活用です。メンバー各自がそれぞれポストイットに診断企業の強み・弱み・機会・脅威を書いていきましょう。

書き終わったら、ホワイトボードを四分割してポストイットを張っていきましょう。それぞれの象限のなかで、ポストイットを貼る位置も決めておくと効率的です。例えば、ホワイトボード上の強みのエリアには、上から全体戦略・営業・マーケティング・組織人事・財務の順番でポストイットを貼るイメージです。こんな感じ

オレンジや緑がポストイットのイメージ

オレンジや緑の四角がポストイットのイメージです。

各自のポストイットをホワイトボードに貼り終わったら、一つずつ内容を確認していきます。同じ内容のポストイットがあれば重ねるなどしてまとめましょう。

そうすると、強み・弱み・機会・脅威のなかであんまり数をポストイットを書けていないエリアが出てくるかと思います。そういうエリアについては、再度時間をとってみんなでポストイットを増やしましょう。

この作業が終わってSWOT分析が完了したら、あとはホワイトボードに貼ったポストイットの内容をPCに打ち込んでデータ化するだけです。ここは班のメンバーで分担してやるといいでしょう。

POINT

  • SWOTの洗い出しはホワイトボードにポストイットを貼って行う
  • 強み・弱み・機会・脅威でポストイットが少ないエリアが出たら、再度考える
  • ホワイトボードが完成したら、PCに打ち込んでデータ化する

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課題の抽出と解決策の方向性の決定

SWOT分析が終わったら、作業の半分が終わったイメージです。ここからはSWOT分析の結果をもとに、診断企業の抱える課題を抽出し、解決策の方向性を決定します。

順番としては、

  1. 全体戦略
  2. 営業
  3. マーケティング
  4. 組織人事
  5. 財務

の順で進めるのがいいでしょう。例えば、診断企業の全体戦略の課題を考えてから、その課題に対する解決策を班のメンバーで討議するイメージです。それが終わったら、次は営業面についての課題を抽出し、解決策の方向性をメンバーで討議する。。。こんな感じです。

解決策は最終的には担当のメンバーが報告書にまとめることになるので、この時点では解決策の方向性について班内で合意しておくことがゴールです。

この作業にけっこう時間がかかります。診断企業によっても異なりますが、営業やマーケティングに関する課題抽出と解決策の方向性決定に時間がかかることが多いです。

ここで内容をしっかり決めて合意しないと、1週間後に再び集まって報告書のドラフトをみんなで見せ合うときに、全体の整合性がとれていないという事態が発生します。なので非常に大切な時間になります。

体力的には疲れがたまってきているし、精神的には早く帰りたいモードになりますが、ここは最後の踏ん張りどころです。踏ん張りましょう(笑)

まとめ

解決策の方向性が決まったら、あとは各自が担当パート(営業、財務など)で報告書のドラフトを仕上げてくるという流れになります。

実務補習2日目と3日目の間はだいたい1週間くらい空くので、その間にまとめ上げられるかが勝負です。人によっては出張が入ったり業務が忙しかったりでなかなか作業が進まないケースがあるので、スケジュールは慎重に立てましょう。

ちなみにこの俺、1回目の実務補習のときにスケジューリングを間違えたのと、ノウハウ知識がほとんどゼロだったということで、実務補習3日目の前日に徹夜作業になりましたwww

しかも、同じ班の先輩の家で徹夜(笑) ひとつひとつ教えてもらいながら報告書を泣きそうになりながら書いた覚えがあります。ちなみに先輩は男性です。

あの先輩には感謝してもしきれませんが、もう徹夜作業は絶対に経験したくないと思い、実務補習2回目以降からはちゃんと少しずつ計画を立てて進めるようにしました(笑)みなさんも報告書の作成スケジュールには十分お気をつけください。

POINT

  • 報告書作成は各自が行う作業
  • きちんとスケジュールを立てて進める
  • 行き詰ったら早めに班のメンバーへ相談する
  • できれば班のメンバーのLINEグループを作っておく

実務補習2日目の概要や進め方のイメージはつきましたでしょうか?指導員の先生にもよりますが、大体の場合はこれまで書いてきた内容の進め方で作業すれば問題ないと思います。

実務補習の時間としては9時から17時ですが、班の作業の進捗によっては22時くらいまでかかることもあるそうです。でもそれって非効率ですよね。休日だし(笑)メンバーで集まって議論しても煮詰まって進まない、夜までかかる、ってなっちゃうとかなり疲れるので、なるべくスムーズに作業が進むようにこの記事の内容を参考にしてもらえればと思います。

それでは今回はこのへんで!また次回をお楽しみに!バイバイ!

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